Klein Klouwenberg Mediation gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens die in het kader van de mediation worden verwerkt. Dit reglement legt uit hoe lang gegevens worden bewaard en wie daar toegang toe heeft.
Bewaartermijn dossiers
Klein Klouwenberg Mediation bewaart mediationdossiers minimaal 5 jaar, conform de AVG. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende onderdelen van het dossier. Aantekeningen en conceptplannen worden na 1 jaar vernietigd. Definitieve convenanten, ouderschapsplannen en onderliggende berekeningen worden 5 tot 20 jaar bewaard, omdat klachten over deze stukken ook na 5 jaar nog ingediend kunnen worden.
Toegang tot dossiers
Niemand heeft toegang tot de dossierkast of tot de zakelijke mailbox, behalve Ilse Klein Klouwenberg zelf. Alleen in geval van een calamiteit krijgt de waarnemer toegang, volgens de calamiteitenregeling hieronder.
Calamiteitenregeling
Klein Klouwenberg Mediation heeft een regeling getroffen voor het geval de mediator door ziekte of overlijden niet meer in staat is de lopende dossiers voort te zetten.
Bij ernstige ziekte
Op verzoek van Ilse Klein Klouwenberg meldt een waarnemer de geplande afspraken af.
Bij overlijden
Cliënten worden hierover geïnformeerd door de waarnemer. De lopende zaken worden in overleg verdeeld onder MfN-registermediators uit het netwerk van Klein Klouwenberg Mediation. Dit gebeurt binnen 4 weken na overlijden.
Toegang tot dossiers en mail
Niemand heeft toegang tot de dossiers of de zakelijke mail van Klein Klouwenberg Mediation, met uitzondering van de waarnemer in geval van een aantoonbare calamiteit.